Nos clients se posent souvent la question : « comment choisir mon guichet d’entreprises ? ». Pour savoir quels sont les guichets existants et ce qu’on attend d’eux, un tour d’horizon s’impose.
Qu’est-ce qu’un guichet d’entreprises ?
En quelques mots, le guichet d’entreprises est votre point de contact privilégié pour la création et la gestion de votre entreprise. Il simplifie et accélère vos démarches administratives. Concrètement, cela signifie que vous pouvez vous adresser à lui pour accomplir la plupart des formalités nécessaires au lancement de votre activité. Il collabore souvent avec votre expert-comptable, car les deux matières doivent travailler de concert.
Bien choisir son guichet d’entreprises : pourquoi c’est important
Votre guichet va devenir un partenaire de confiance au fil des années. Il répondra principalement à vos questions administratives, sociales et salariales. Il doit faire en sorte que vous soyez en conformité avec la loi, dans un rôle d’information et de prévention.
Par exemple, il fera en sorte que vos cotisations sociales soient bien en règle, que vos fiches de salaires soient bien établies, que les obligations administratives de votre personnel soient en ordre, etc.
Evidemment, cela ne veut pas dire que vous n’aurez plus rien à faire du tout. Cependant, votre guichet absorbera et automatisera le gros de votre charge administrative.
À quel moment a-t-on besoin du guichet d’entreprises ?
En tant qu’indépendant(e)
Si vous comptez commencer une activité d’indépendant en personne physique, c’est le guichet qui se chargera de vérifier si vous avez les accès à la profession que vous souhaitez exercer. Dans tous les cas, il vous faut toujours au minimum la connaissance de gestion de base. Celle-ci peut- aussi être « prêtée » par l’un de vos proches ou obtenue via une formation accélérée.
Dans un deuxième temps, votre guichet vous inscrira à la Banque-Carrefour des Entreprises (BCE) pour que vous ayez un numéro d’entreprise. Celui-ci est nécessaire pour commencer à travailler en tant qu’indépendant. Le guichet complète également les informations données à la BCE, notamment les activités qui seront pratiquées par votre entreprise (chaque activité est représentée par un code dit « NACE »).
En tant que personne morale (société)
Si vous comptez vous installer en tant que personne morale (autrement dit, en société), vous ferez appel à un guichet d’entreprises :
- Après avoir réalisé votre business plan et plan financier auprès de votre conseiller financier (Pro-Pulse vous propose de tels services)
- Après avoir créé votre compte chez le banquier
- Et, enfin après avoir passé l’acte de création de société.
Le guichet d’entreprises va alors remplir votre fiche d’entreprise à la BCE, avec notamment les informations présentes sur l’acte notarial.
Nous vous recommandons tout de même de prendre un rendez-vous préalable avec un conseiller pour nouer un premier contact et vérifier si vous avez bien tous les accès à la profession souhaitée.
Beaucoup de professions sont protégées par un accès à la profession, c’est-à-dire qu’il faut pouvoir justifier par un diplôme (ou pour certaines, de l’expérience) le fait d’avoir la capacité d’exercer.
L’exemple le plus connu est l’activité de médecin, qui ne peut être effectuée qu’avec un diplôme en médecine. Un autre exemple est l’activité de peinture, qui est réservée aux personnes ayant suivi une formation de peintre ou qui peuvent justifier d’une expérience.
Que va faire le guichet d’entreprises pour vous ?
Le guichet d’entreprises est à votre disposition pour :
- Vérifier votre accès à la profession désirée
- Vous inscrire auprès de la Banque-Carrefour des Entreprises
- Vous inscrire auprès des instances gouvernementales obligatoires propres à votre activité, comme la TVA, l’ONSS si vous êtes employeur, la SABAM si vous diffusez du contenu soumis à des droits d’auteur, l’AFSCA si vous êtes dans l’HORECA, etc.
- Calculer les rémunérations brutes et nettes, les frais annexes, le précompte sur le salaire, etc. (si vous faites appel à un guichet disposant de son propre secrétariat social et de sa caisse d’assurances sociales, ce qui n’est pas toujours le cas)
- Vous proposer une aide juridique pour la mise en conformité des activités (rédaction des conditions générales, des contrats, etc.)
- Percevoir certaines taxes ainsi que les cotisations sociales
- Vous informer des actualités liées à leurs domaines de compétences.
Quels sont les choix de guichet d’entreprises qui s’offrent à moi ?
Tous les guichets d’entreprises ne proposent pas forcément des services de secrétariat social et/ou de caisse d’assurances sociales.
Les guichets d’entreprises qui fournissent un service complet (guichet, secrétariat social et caisse d’assurances sociales) sont Acerta, Liantis, Partena, Securex et UCM.
Vous pouvez bien entendu choisir des services auprès d’entreprises différentes (guichet chez A, secrétariat social chez B, caisse sociale chez C).
Dans les faits, on remarque que les clients ont tendance à choisir la simplicité en prenant un partenaire qui propose la totalité des services nécessaires.
Liste des guichets d’entreprises agréés
Il existe 8 guichets d’entreprises agréés par l’Etat, à savoir :
- Acerta
- Eunomia
- Formalis
- Liantis
- Partena
- Securex
- UCM
- Xerius
Les guichets d’entreprises disposant d’un secrétariat social
Les guichets d’entreprises suivants possèdent leur propre secrétariat social (pour le calcul des rémunérations, fiches de salaires, aide juridique, etc.) :
- Acerta
- Liantis
- Partena
- Securex
- UCM
La liste complète des secrétariat sociaux belges agréés est disponible sur le site de l’USS.
Les guichets d’entreprises disposant d’une caisse d’assurances sociales
Les guichets d’entreprises suivants possèdent une caisse d’assurances sociales (pour les cotisations sociales) :
- Acerta
- Liantis
- Partena
- Securex
- UCM
- Xerius
Les caisses d’assurances sociales reconnues par l’Etat sont répertoriées sur le site de la Sécurité sociale.
Au final, quel guichet d’entreprises choisir ?
L’idéal dans la relation avec vos partenaires est d’être suivi par un gestionnaire qui maîtrise bien votre domaine d’activité et peut facilement vous aiguiller sur les bonnes pratiques dans votre secteur, les salaires et bonus à donner à vos équipiers. Cela vous facilitera la vie et vous évitera les pièges les plus évidents.
Un guichet qui propose les services de caisses d’assurances sociales et de secrétariat social permet d’avoir un seul partenaire, même si vous aurez plusieurs interlocuteurs spécialisés dans leur domaine.
Un argument qui peut être pris en considération, c’est que votre (futur) expert-comptable va être souvent en contact avec le secrétariat social et la caisse d’assurances sociales. Il peut donc avoir ses habitudes et facilités chez l’un ou l’autre partenaire.
Les tarifs des frais de gestion des caisses d’assurances sociales varient selon le partenaire choisi. C’est donc un élément à prendre en considération, sachant que cela revient entre 3 et 4 % du montant de vos cotisations sociales.
En conclusion, la relation doit vous simplifier la vie le plus possible. Nous vous recommandons d’opter pour un service tout-en-un, un suivi rapide et pro-actif, des infos à jour et de qualité, le plus d’automatisations possible, ainsi que des personnes qui comprennent votre situation et vous aident à la vivre. Voilà ce que recherchent nos clients auprès d’un guichet d’entreprises.
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